Algemene vergadering 15 december 2019.

 

Inleiding door de voorzitter.

 

Overlopen van de agenda.

  • Overzicht financiële situatie.
  • Reglement, lidgeld en verzekering voor 2020.
  • Belangrijke data 2020.
  • Nabespreking afgelopen seizoen.
  • Algemene uitleg ivm werking van de club.
  • Voorstelling club aan nieuwe leden( facultatief).
  • Vraag en Antwoord .
  • Inzagemogelijkheid jaarrekening.

Voor het aanvatten van de agenda wordt er uitvoerig stilgestaan bij de VZW – wetgeving die wijzigt op 1 januari 2020.

Volgende zaken worden aangehaald:

  • Een VZW wordt vanaf 1 januari 2020 gezien als een bedrijf.
    • Waarom deze wijziging.

 

  • Waarom zijn we een vzw:
    • Verschil vzw – feitelijke vereniging o Aansprakelijkheid leden o Aansprakelijkheid bestuursleden

Zij kunnen verantwoordelijk gesteld worden als er niet gehandeld wordt als “een goede huisvader”. Daarom wordt er nog eens uitdrukkelijk op gewezen dat onze reglementen en de verkeerscode gevolgd dienen te worden.

  • UBO – register (uitzonderlijke begunstigde onderneming)

 

  • We blijven dus een vzw o Welke verplichtingen brengt dit met zich mee:
    • Aanpassen statuten
    • Hoe kan een Algemene vergadering correct gehouden worden       Wat bij onvoldoende aanwezigheid van stemgerechtigde leden  Uit hoeveel leden dient een algemene vergadering te bestaan: Dit dient minimaal uit evenveel leden te bestaan als het aantal bestuursleden. We kiezen ervoor om naast de bestuursleden de leden te laten vertegenwoordigen door een aantal stemgerechtigde leden. Verder uitwerking hiervan volgt nog.
    • Wat dient er zeker behandeld te worden tijdens de algemene vergadering.
    • Boekhouding “micro” vzw: enkelvoudige boekhouding mag
      • Hoe staat de BTW controle hier tegenover
      • Hoe staan de belastingen hier tegenover  Neerleggen van de jaarrekeningen

 

 

                                                   Verzekering: 

  • verplichte verzekering hebben we via de Vlaamse Wielrijdersbond.
  • Bijkomende bestuursaansprakelijkheidsverzekering - Besluit van dit alles:
  • De Algemene vergadering zal in de toekomst op een andere manier en op een ander tijdstip moeten gehouden worden. Zoniet zullen we, door het ontbreken van voldoende stemgerechtigde leden, niets kunnen/mogen veranderen of we moeten enkele weken later een nieuwe vergadering plannen.

 

 

 

Nabespreking afgelopen seizoen.

                Overlopen van de gepasseerde activiteiten zoals daguitstappen, 3-daagse, rally’s

               Valpartijen

            Gemiddeld aantal leden (52)

Het al of niet laten doorgaan van de rit door de weersomstandigheden, met bijhorende berichten via social media. In feite kan er aan het lokaal zelf beslist worden. Tenslotte willen onze leden meegaan om te fietsen, en niet voor het kampioenschap. Of het zou toch zo moeten zijn.

             

Overzicht van de financiële situatie.             

               Er wordt door de secretaris een overzicht gegeven van de inkomsten en de uitgaven van  het

afgelopen seizoen. De grootste uitgavenposten worden nog eens toegelicht, dit zijn de kampioenenviering, de daguitstappen en de rally’s.

            De inkomsten worden gecreëerd door sponsoring, het houden van ons eetfestijn en het aanwezig zijn op de kerstmarkt. Mocht dit laatste wegvallen dan zullen we als bestuur genoodzaakt worden om het totale financiële plaatje eens te herbekijken.

             Momenteel is er dit jaar een financieel tekort van ongeveer €6.000 voor deze jaargang.

 

            Voor er verder gegaan wordt naar de toekomst wordt er tijdens de vergadering  kwijting van de bestuurders gevraagd. De aanwezige leden gaan hier unaniem mee akkoord.

 

Reglement, lidgeld en verzekering voor 2020.

             

             Reglement 2020 verandert niet ten opzichte van voorgaande jaren.

Verzekering via VWB

Lidgeld o Er wordt een overzicht van de opbouw doorheen de jaren van de club gegeven. Dit jaar wordt dit lidgeld verhoogd met €20,00 voor alle leden, met uitzondering van bestuursleden en hun partner en dit voor al het werk dat ze voor de club doen.

  • Rekening houdend met het aantal deelnames tijdens het afgelopen seizoen bekom je zo het lidgeld dat van iedereen kan verschillen.
  • Een deel van het extra lidgeld -€9,00- kan gebruikt worden als drankkaart tijdens het eetfestijn, zodat voor de leden die steeds komen naar het eetfestijn het eigenlijk bijna niets scheelt tov vorig jaar.
  • Naast dit lidgeld proberen we de extra kosten voor onze leden te beperken. We organiseren uiteindelijk alles om leden mee te hebben en met een mooie groep op pad te zijn.

Belangrijke data 2020.

  • 3 januari nieuwjaarsreceptie aan onze challet
  • Start seizoen 15 maart
  • 4 april eetfestijn in de Croone te Proven
  • 5-7 juni driedaagse in de ruime omgeving van Le Havre.
    • Indien interesse wordt er in 2 groepen gereden (AC en AB)
  • 4 juli daguitstap dames en C-groep
  • 11 oktober laatste rit
  • 24 oktober kampioenenviering

 

Daarnaast zijn we ook al met 2021 bezig:

  • Nieuwe kledij: sponsor blijft Garage Duran NV
  • Viering 50 jarig bestaan: 27 februari 2021

 

 

             

Algemene uitleg ivm de club.

            Hier wordt niet veel over gezegd omdat alles al in één van de eerdere punten aangehaald werd.

 

Voorstelling van de club aan nieuwe leden.

             Dit wordt niet behandeld doordat er geen nieuwe leden aanwezig zijn.

 

Vraag en antwoord.

  • Moet de daguitstap nog met de bus gebeuren aangezien de grote kost hiervan.
    • Doordat de tocht in 1 lijn gaat raak je verder en vooral in streken waar je niet regelmatig komt.
  • Kledij o De huidige kledij kan nog aangeschaft worden doordat we nog voorraad hebben. o Wat de nieuwe kledij betreft worden er enkele opmerkingen en praktische zaken opgemerkt door de leden. Al deze punten zijn zaken waar we zelf ook al aan gedacht hadden en worden meegenomen in de onderhandeling met de nieuwe kledijleverancier.
  • De laatste jaren hebben de leden geen verslag van de algemene vergadering ontvangen o Dit klopt, dit werd niet meer gemaakt, maar dit moet in de toekomst zeker gebeuren.
  • Kampioenenviering: de muziekkeuze kan beter volgens de aanwezige leden. Wij brengen de Dj daarvan op de hoogte.
  • Er komen weinig vragen en opmerkingen naar voor zodat we als bestuur mogen oordelen dat we goed bezig zijn.
    • Dit wordt door de aanwezige leden bevestigd.

 

 

Inzage mogelijkheid jaarrekening.

            Hier wordt geen gebruik van gemaakt door de leden. Enkel is de vraag gekomen naar het bedrag dat aanwezig is op rekeningen. Dit was blijkbaar niet duidelijk voor alle leden na de uiteenzetting van onze secretaris.

 

 

Tot slot van de vergadering worden er nog enkele prijzen verloot onder de aanwezige leden.

 

Een 15-tal leden schrijft zich ook nog opnieuw in tijdens deze bijeenkomst zodat er momenteel 66 leden opnieuw ingeschreven zijn.

 

De vergadering is hiermee beëindigd.

 

 

 

 

 

 

 

Maatschappelijke zetel

WTC Hoppeland vzw
Boeschepestraat 123A
8970 Poperinge
Ondernemingsnr: 435 426 169
Rechtsgebied Ieper

Overschrijvingsinfo

Bankrelatie: Belfius
IBAN: BE05 7755 8737 9275
BIC: GKCCBEBB

Clublokaal

Hotel-Restaurant Amfora

Grote markt 36

8970 Poperinge